En général, les sociétés de domiciliation prévoient un contrat pour régir leur relation avec chaque entreprise cliente. Le document précise notamment les contenus de la prestation de base et des services supplémentaires. Il indique aussi les conditions d’applications et de résiliation du contrat. Pour arrêter la domiciliation, vous devez donc respecter les termes de cet accord et informer les autorités compétentes.
Quelles sont les démarches pour arrêter une domiciliation d’entreprise ?
Vous avez besoin d’arrêter une domiciliation d’entreprise, seulement dans le cas d’un local obtenu par contrat. Il suffit en effet de réaliser un transfert de siège social, si vous êtes domicilié chez vous. Même pour les locataires, cette option ne requiert que l’autorisation du bailleur. Aucune procédure particulière n’est donc prévue pour quitter les lieux. Il en est de même pour la domiciliation d’entreprise chez un proche.
En revanche, vous devez respecter certaines formalités pour mettre un terme à votre hébergement auprès d’un domiciliataire professionnel. Cette fonction englobe entre autres les entreprises de domiciliation et les spécialistes de la location commerciale. Dans les deux cas, le prestataire et le client sont liés par un contrat de domiciliation. Si vous envisagez de mettre fin à cet accord, vous devez notamment :
- Vérifier les modalités de rupture convenues au départ (préavis, canal privilégié pour communiquer, annonce préalable aux démarches officielles, etc.) ;
- Informer le domiciliataire de votre volonté de résilier le contrat, à travers une lettre recommandée avec AR (accusé de réception) ;
- Transmettre un justificatif de radiation ou de transfert d’adresse administrative à la société de domiciliation ;
- Effectuer les démarches requises pour modifier les statuts de l’établissement ;
- Changer le siège social sur les documents officiels et supports commerciaux (devis, factures, bons de commande, cartes de visite, flyers, etc.).
Pour rappel, les autoentrepreneurs ne sont pas concernés par les actualisations de statuts. Avec une société, vous devrez en revanche revoir vos statuts et publier un avis de modification dans le JAL (Journal d’Annonces Légales). Il faudra aussi déclarer le transfert de siège social au CFE (Centre de Formalités des Entreprises).
Quelles sont les obligations de l’entreprise ?
Vous devez remplir vos obligations pour arrêter une domiciliation d’entreprise. Par exemple, les acteurs du secteur proposent le plus souvent un bail standard de 3 mois à reconduction tacite. Autrement dit, vous vous engagez à recourir aux services de la société domiciliataire durant un trimestre minimum. L’accord sera ensuite renouvelé automatiquement, sauf si vous annoncez votre projet de résiliation avant l’échéance.
Cependant, le prestataire peut tout à fait définir une durée d’engagement différente et inscrire cette clause dans le contrat. Vous serez, dans ce cas, tenu de respecter les délais précisés dans la convention initiale. Concrètement, vous pourrez résilier uniquement après la période d’engagement acceptée en signant le document. Il est donc important de lire attentivement et de garder précieusement votre contrat.
Par ailleurs, la convention prévoit généralement un préavis avant la cessation de l’hébergement. Vous devez donc respecter les conditions fixées pour pouvoir résilier la prestation de domiciliation en toute sérénité. Dans le cas contraire, vous vous exposez aux répercussions d’une rupture de contrat en infraction avec l’accord initial. Ce type de litiges est néfaste pour votre crédibilité et votre activité. Ainsi, vous devez faire preuve de vigilance par rapport au respect du préavis.
Enfin, la cessation d’activité est également une raison assez courante pour arrêter une domiciliation d’entreprise. Si vous êtes concerné, vous devez immédiatement informer le domiciliataire de votre situation. Il faudra ensuite lui envoyer un justificatif de radiation du RCS (Registre des Commerces et des Sociétés). Selon les modalités prévues, vous pouvez être amené à fournir d’autres pièces en cas de faillite.
