Toute société est tenue de posséder un siège social dès sa création. Cette adresse juridique et fiscale est notamment exigée lors de l’immatriculation au RCS. Elle est aussi indispensable pour les démarches auprès du CFE (centre des formalités des entreprises). Néanmoins, vous pouvez demander à une autre société d’utiliser son adresse comme domiciliation. Les termes de l’accord seront écrits dans un contrat.
Un contrat de domiciliation : qu’est-ce que c’est ?
Le contrat de domiciliation fait partie des documents indispensables pour s’inscrire au RCS (registre des commerces et des sociétés). Il permet d’attester l’existence du siège social de votre entreprise. Ce justificatif confirme aussi que vous pouvez utiliser et communiquer l’adresse administrative indiquée aux autorités. Le domiciliataire doit toutefois mettre son autorisation par écrit afin d’étayer la demande d’immatriculation.
La convention de domiciliation définit les relations entre l’entreprise et la société proposant son adresse. Les règles fixées permettront à chaque partie de remplir ses obligations et de bénéficier des avantages de l’échange. Une fois signé, ce contrat servira à créer l’attestation de domiciliation requise par le CFE. Vous pouvez rédiger ce second document vous-même, si vous êtes propriétaire du local du siège social.
Sauf mention contraire dans le bail, vous avez la possibilité de domicilier l’entreprise dans un local ou un logement loué. Dans les deux cas, vous n’aurez pas besoin d’un contrat dédié à la domiciliation d’entreprise. Vous devrez seulement disposer d’un bail commercial ou d’un justificatif de domicile (facture, bail de logement, etc.). À partir de ces documents, vous pourrez émettre une attestation de domiciliation.
Que doit-il contenir ?
Un contrat de domiciliation doit, dans un premier temps, désigner clairement les deux parties. Il faudra donc identifier votre entreprise (nom officiel, forme juridique, capital social, etc.) et la société de domiciliation. De son côté, le prestataire est tenu d’indiquer les références de son agrément préfectoral et de son enregistrement RCS. Le document doit également préciser les contours de la prestation, à travers :
- L’objet de l’accord (votre domiciliation à l’adresse choisie) ;
- La durée de domiciliation (3 mois minimum, à reconduction tacite) ;
- Les services proposés par l’entreprise de domiciliation (gestion du courrier, espace de coworking, salles de réunions, permanence téléphonique…) ;
- Les responsabilités du domiciliataire ;
- Les obligations de l’entreprise domiciliée ;
- Les montants de la redevance et du dépôt de garantie ;
- Le coût total de l’offre souscrite ;
- Les modalités prévues pour la résiliation (conditions de rupture de contrat, durée du préavis…).
La rédaction de ce type de document est strictement encadrée par la loi. De ce fait, vous pourrez toujours trouver le coût d’une domiciliation d’entreprise dans le contrat. Les signataires doivent aussi définir dès le départ les modalités de paiement.
Qui peut le rédiger ?
En général, les sociétés spécialisées disposent de différents modèles de contrat de domiciliation pour leurs nombreuses offres. Ils personnalisent ensuite le contenu pour chaque client. Le domiciliataire peut notamment élaborer ces contrats types en interne ou en externe avec l’aide d’un conseiller juridique, d’un avocat, etc.
Cela dit, vous pouvez également rédiger ce document vous-même. Vous réussirez ainsi à détailler vos attentes et à maîtriser tous les termes du contrat. Pour obtenir un template, vous pouvez vous tourner vers un juriste ou un site de domiciliation en ligne. Un modèle officiel est par ailleurs disponible auprès de votre CCI (chambre de commerce et d’industrie).
D’autre part, vous pouvez préparer un contrat d’hébergement avant l’officialisation de la création d’activité. Il pourra ainsi être conclu rapidement après l’enregistrement de votre entreprise. Cependant, vous devez présenter une copie dudit contrat à l’avance à votre interlocuteur. De cette manière, la société de domiciliation pourra étudier vos conditions et revoir certaines clauses, si nécessaire.
