Le coworking s’est surtout répandu avec la multiplication des TPE, des indépendants et des autoentrepreneurs. L’idée consiste à utiliser un espace de travail commun. Ce système permet notamment de mutualiser les dépenses d’hébergement et de limiter les coûts de fonctionnement. Le local partagé est donc rentable pour l’exercice d’une activité. Est-il possible d’y domicilier également son entreprise ?
Peut-on domicilier son entreprise dans un espace de coworking ?
Lors d’une création d’activité, le porteur de projet peut domicilier son entreprise dans un espace de coworking. Il s’agit d’un cadre de travail partagé par plusieurs sociétés et entrepreneurs individuels. En général, ce mode organisationnel implique des locaux, des équipements et éventuellement des services mutualisés. L’offre peut inclure des bureaux, des salles de réunions, des infrastructures informatiques…
Le coworking est une formule courante dans les centres d’affaires et les pépinières d’entreprise. Toutefois, ces dernières appliquent souvent des conditions d’accès restrictifs. Elles n’acceptent que les entités ayant au moins deux ans d’existence. Par ailleurs, l’entrepreneur doit déposer sa candidature auprès d’un comité d’admission, pour intégrer la structure. Les critères varient toutefois selon les pépinières.
À l’inverse, la domiciliation d’entreprise est plus souple auprès d’un centre d’affaires ou d’un loueur d’espaces de coworking. Il suffit de choisir un local et de contacter le domiciliataire associé (ou inversement). Le chef d’entreprise devra ensuite signer un contrat de domiciliation pour définir les modalités de l’hébergement. Cet accord est censé préciser les conditions d’installation, d’utilisation, de paiement, de départ…
En fonction du loueur, le local de coworking peut être associé à diverses prestations comme au sein d’une société de domiciliation. Ces services incluent le plus souvent la permanence téléphonique, la gestion de courrier, l’assistance juridique… Dans tous les cas, le prestataire approché doit disposer d’un agrément préfectoral et d’une immatriculation au RCS.
Quels sont les avantages et inconvénients de la domiciliation de son entreprise dans un espace de coworking ?
La mutualisation des charges fait partie des premiers avantages à domicilier son entreprise dans un espace de coworking. En effet, l’entrepreneur partage le coût de l’hébergement avec tous les autres occupants. Cette réduction des dépenses est essentielle pour les freelances, les petites structures et les jeunes entreprises. Les professionnels pourront ainsi concentrer les investissements sur leur cœur de métier.
D’autre part, le coworking est apprécié pour sa grande flexibilité. Les entreprises ont notamment la possibilité de louer un bureau pour une année, un mois ou seulement une journée. Ils peuvent également réserver à l’heure les salles de réunion ou de visioconférence. Au final, les domiciliés utiliseront et paieront seulement les services nécessaires à leur activité. Ce système améliore encore la rentabilité du concept.
Les loueurs fournissent généralement des infrastructures de qualité. Ils peuvent notamment proposer des bureaux meublés, des salles équipées, une connexion Internet, des serveurs informatiques, etc. Ces matériels sont souvent compris dans le coût d’une domiciliation d’entreprise. Le client doit toutefois différencier les services de base et les options du contrat, pour éviter les mauvaises surprises.
Malgré ces avantages, le coworking ne convient pas à tous les profils. Les métiers non dématérialisés, par exemple, compliquent le partage de locaux professionnels. De ce fait, le concept est surtout privilégié par les développeurs, les prestataires de services, les acteurs du Web… Cet environnement convivial est par ailleurs inadapté aux professionnels ayant besoin de calme ou traitant des projets confidentiels.
Comment faire ?
Le choix du prestataire est crucial pour domicilier son entreprise dans un espace de coworking. Le domiciliataire envisagé doit avant tout être inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il peut donc exercer légalement cette activité. De plus, l’hébergement de professionnels requiert un agrément de la préfecture du département ou du préfet de Paris.
En cas de non-conformité, la domiciliation ne sera pas validée par le CFE et le greffe du Tribunal du Commerce. L’immatriculation sera ainsi refusée. Par conséquent, il est important de bien choisir son adresse de domiciliation et son interlocuteur en la matière. L’entrepreneur devra ensuite signer un contrat mentionnant :
- Les références de l’agrément préfectoral du domiciliataire ;
- La durée de l’hébergement (3 mois minimum) ;
- L’engagement de l’entreprise de domiciliation ;
- Les obligations du domicilié (occupation des lieux, usage des matériels, etc.) ;
- Les conditions de rupture (durée d’engagement, préavis, etc.).
L’entreprise signataire doit aussi s’engager à utiliser exclusivement l’adresse fournie comme son siège social. Avec un prestataire locataire, il faudra encore demander l’accord du propriétaire par courrier recommandé avec accusé de réception. Toutes ces démarches ont pour objectif d’obtenir un justificatif de jouissance des locaux. Ce document est exigé dans le dossier d’immatriculation de la nouvelle entreprise.
